Slik gir integrasjon av ERP og CRM bedre kundeopplevelser og økt vekst

Men, hva er egentlig CRM og ERP, og hvorfor blir begge systemer mer verdifulle når de snakker sammen?

Hva er et ERP-system?

ERP står for Enterprise Resource Planning, og er i praksis et system som knytter sammen ulike deler av bedriften gjennom å samle viktig informasjon og prosesser på ett sted. Typisk inneholder et ERP-system moduler innen økonomi, regnskap, logistikk, lagerstyring, produksjon og ressursplanlegging.

Kort sagt hjelper ERP bedriften med å styre ressurser og prosesser effektivt, og sikrer en god oversikt over bedriftens økonomiske tilstand, vareflyt og produksjonskapasitet.

Hva er et CRM-system?

CRM betyr Customer Relationship Management. Dette er et system som hjelper bedriften med å administrere kunderelasjoner og sikre bedre kundeopplevelser. CRM-systemet brukes gjerne av salg, markedsføring og kundeservice for å samle og strukturere kundedata som kontaktinformasjon, kundeinteresser, kommunikasjonshistorikk, salgsaktiviteter og avtalevilkår.

CRM handler dermed først og fremst om å skape sterkere og mer lønnsomme relasjoner til kundene gjennom bedre kommunikasjon og personlig tilpassede kundeopplevelser.

Hva gjør ERP og CRM hver for seg?

ERP gir deg orden og oversikt. Du kan:

• Optimalisere lagerhold og logistikk
• Kontrollere produksjon og prosesser
• Automatisere ordrebehandling og fakturering
• Oppnå bedre økonomistyring og raskere rapportering

CRM lar deg styrke relasjonene og øke salget gjennom å:

• Sikre full oversikt over kunder og kundeinteraksjoner
• Levere bedre kundeservice med oppdaterte data
• Identifisere salgs- og kryssalgsmuligheter
• Skape målrettede markedsføringskampanjer

Hva skjer når ERP og CRM ikke kommuniserer?

Mange bedrifter undervurderer hva det faktisk koster når ERP og CRM ikke snakker sammen. Når disse systemene opererer adskilt, skapes det ofte skjulte problemer og ineffektivitet som kan gå hardt ut over både salget og kundeservicen. Uten integrasjon oppstår raskt informasjonsgap, frustrasjoner mellom avdelinger, og unødvendig manuelt arbeid som både koster tid, penger og motivasjon hos de ansatte.

I praksis betyr manglende integrasjon gjerne at:

• Salgsteamet må stadig kontakte økonomiavdelingen for ordrestatus og fakturadetaljer.
• Kundeinformasjon må manuelt flyttes mellom systemene, noe som skaper forsinkelser og risiko for feil.
• Ansatte bruker unødvendig mye tid på å manuelt oppdatere kundedata, priser og avtalevilkår – tid som heller kunne vært brukt på kundekontakt og verdiskaping.

Summen av disse utfordringene skaper treghet i organisasjonen, svekker evnen til å levere rask og god service, og gjør det vanskelig å få et klart bilde av hvor bedriften står akkurat nå.

Synergiene som oppstår når ERP og CRM snakker sammen

Å integrere ERP og CRM er å skape én felles sannhet i bedriften, med store, umiddelbare gevinster:

Automatisk oppdaterte kundeprofiler: Salg og kundeservice får direkte tilgang til sanntidsinformasjon om kjøpshistorikk, kredittrammer og fakturahistorikk – helt uten å måtte involvere økonomiavdelingen.

Eliminerer manuelle rutiner: Ingen dobbeltregistrering eller tidkrevende eksport og import av Excel-filer. Bestillinger, ordrestatus og fakturahistorikk flyter automatisk mellom systemene.

Redusert risiko for feil: Systemene synkroniserer automatisk og eliminerer dermed menneskelige feil knyttet til manuell dataoverføring.

Bedre kundeopplevelse: Kundeservice får tilgang til oppdatert informasjon om ordrestatus, fakturaer og tidligere kjøp, som betyr at kundene raskt får korrekt hjelp.

Raskere rapportering og innsikt: Når data flyter sømløst mellom ERP og CRM, får ledelsen rask tilgang til tydelige, presise rapporter uten tidkrevende manuelt arbeid.

Konkrete eksempler på integrasjoner:

• Når en kunde signerer en ordre i CRM, opprettes ordren automatisk i ERP-systemet.
• CRM-systemet oppdateres automatisk med faktura- og betalingsstatus direkte fra ERP.
• Lagerbeholdning fra ERP-systemet vises alltid oppdatert i CRM, slik at salgsteamet enkelt kan opplyse kundene om tilgjengelighet.

Hva gjør dette med bedriften din?

Når ERP og CRM-systemene snakker sammen, oppstår det en felles sannhet og bedre datakvalitet, som frigjør tid og ressurser, reduserer risikoen for feil, og gjør organisasjonen mer konkurransedyktig. For kundene betyr dette bedre service, økt tillit, og styrkede relasjoner. For bedriften betyr det mer fornøyde kunder, reduserte kostnader og økt lønnsomhet.

Vi i Utbrudd har lang erfaring med å integrere ulike systemer med CRM, blant annet HubSpot. Vår erfaring er at nettopp integrasjon mellom ERP og CRM er blant de grepene som raskest gir merkbare effekter, både internt i bedriften og i relasjonen med kundene.

En integrasjon mellom ERP og CRM kan derfor være akkurat den forandringen som løfter bedriften din til neste nivå.

Har du spørsmål om hvordan en slik integrasjon kan se ut i din bedrift? Ta gjerne kontakt – vi deler gjerne vår erfaring!