Å planlegge bedriftens første webinar kan være utfordrende prosess. Det er mye å tenke på. Vi har laget en guide med 10 essensielle steg dere bør innom, for å sikre at webinaret blir en suksess.
1. Kartlegg potensielle deltakere
Først er det viktig å avklare hvem du ønsker å holde webinar for. Hvilke ideelle kundeprofiler og personas ønsker du å påvirke? Hva er deres utfordringer i arbeidshverdagen og hvordan kan du adressere disse? Ikke prøv å lage et webinar som er litt relevant for alle i kontaktlisten din. Prøv heller å være 100% relevant og god for et visst utvalg, som gjerne har de samme egenskapene og utfordringene. Fokuser så på egenskapene ved dette segmentet og form webinaret og innholdet deretter.
2. Tenk smart på tid og tidspunkt
Tidspunktet for webinar er avgjørende for hvor mange som melder seg på og hvor mange som deltar. Andelen som faktisk deltar på et webinar, sammenlignet med hvor mange som melder seg på, ligger på cirka 50%. Riktig timing er altså essensielt. Tenk på når målgruppen mest sannsynlig har tid til en time for å utdanne seg selv. Hvis du målretter deg mot bedrifter og beslutningstagere, er starten på dagen eller lunsjtid gode alternativ.
Lengden på et webinar bør ligge på 30-60 minutter, avhengig kompleksiteten i temaet du skal snakke om. Prøv å unngå å holde webinar på over 60 minutter, fordi det fort kan gjøre at de som har det mest travelt i arbeidsdagen velger å ikke delta. Husk også å holde av tid på slutten av webinaret, til spørsmål og svar med foredragsholdere og deltakere.
Når det kommer til planlegging, bør du begynne en god måned i forveien. Det tar tid å briefe bedriften internt, lage presentasjoner, promotere, øve og ordne det tekniske.
Promotering av webinaret bør begynne minst 2 uker før. Da har du god tid til å få synliggjort innholdet og overbevist målgruppen om at de bør melde seg på.
3. Finn relevant tema og foredragsholdere
Neste steg er å bestemme tema og foredragsholdere. Webinar passer utmerket som en del av en inbound marketing-strategi, som nettopp handler om å tilby innhold av høy verdi som ideelle kunder kan lære noe nytt av. Velg et tema som er aktuelt, relevant, lærerikt og som du vet løser noen smertepunkter hos dine ideelle kunder. Temaet har nesten garantert blitt snakket om før, så prøv å finn din bedrifts unike inngang eller vinkling på det. Det gjør at dere skiller dere ut på en god måte.
Deretter er det på tide å finne foredragsholder. Her kan du både se etter eksperter internt i bedriften eller se eksternt, for eksempel blant samarbeidspartnere. Tenk gjerne en eller to personer som kan representere bedriftens produkt eller tjeneste på en god måte. Er de to, kan de ha hvert sitt foredrag eller legge opp til en diskusjon rundt tema.
4. Produser presentasjoner og innhold
Når du har funnet et relevant tema, kan du begynne å skissere opp innholdet. Hovedbudskap, nøkkelpunkter, presentasjon, manus og annen dokumentasjon. Hvor detaljert manuset trenger å være, er veldig avhengig av hvor komplekst temaet er og hvilken stil du ønsker at webinaret skal ha. Med et detaljert planlagt manus blir webinaret noe strammere og mer formelt, mens det uten manus blir rom for improvisasjon og umiddelbare refleksjoner, som dermed vil gi webinaret en mindre formell stil.
Innhold og form i presentasjonen bør følge best practice for effektive presentasjoner:- Hold det enkelt og minimer bruken av tekst. Deltakerne skal høre på deg, ikke lese tekst på en slide.
- Oppsummer budskapet ditt i gode stikkord og lag punktlister. Eventuelt kan du bruke kun bilder. Det er historien rundt disse punktene eller bildene som er viktig.
- Ikke bruk for mange designelementer eller animasjoner. Det kan potensielt bare distrahere deltakerne bort i fra det som faktisk er viktig.
- Hvis det er flere som skal holde presentasjoner bør dette samkjøres med likt format og design, så det ser visuelt fint og likt ut.
Tenk også på hvordan du kan holde oppe engasjementet blant deltakerne i webinaret. Uavhengig av om webinaret er kort eller langt, bør det settes av tid til interaksjon. Det kan være:
- Chat mellom foredragsholder og deltakere. Sett opp en chat, sørg for å stille spørsmål i chat undervei og ha en ressurs tilgjengelig som kan styre samtalen og svare på spørsmål.
- Spørreundersøkelser og avstemninger. Plattformer for webinar har gjerne også funksjoner for å stille spørsmål og holde avstemninger. Det sørger for å holde engasjementet oppe og gjøre webinaret enda mer personlig. Her har du også mulighet til å samle enda mer data og informasjon fra deltakerne. Å kjøre en avstemning midt i webinaret kan gi deg verdifull innsikt som det ikke er enkelt å skaffe på andre måter.
- Konkurranser. For å holde på engasjementet både under og etter webinaret kan du kjøre konkurranser. Mellom to 30 minutters foredrag er det fint å friske opp oppmerksomheten til deltakerne med noe overraskende eller morsomt. En konkurranse fungerer utmerket til det.
5. Lag landingsside med informasjon og påmelding
Innholdet på landingssiden må enkelt og klart kommunisere verdien av å delta på webinaret. Her trengs det ikke en lang tekst, men korte punkter med hva man kan forvente å få igjen ved å investere sin tid. I tillegg må landingssiden inneholde informasjon om tidspunkt, samt registreringsskjema.
I registreringsskjema må du tenke over hvilken informasjon du etterspør. Husk at webinar fungerer bra som et tiltak for å generere leads og at du vil følge opp disse i etterkant. Det kan derfor være lurt å allerede her begynne å samle data på hvem vedkommende er og jobber med, slik at oppfølgingen blir mer effektiv for begge parter.
Det finnes mange ulike verktøy for å lage landingssider og skjema. Bruk gjerne publiseringsplattformen som dere har fra før av, for eksempel Wordpress, HubSpot eller Craft. Vi i Utbrudd bruker Hubspot, og kobler skjemaet opp mot webinar-plattformen GoToWebinar. Informasjon om deltakerne synkroniseres automatisk mellom disse plattformene og gir oss muligheten til å personalisere kommunikasjonen før, under og etter webinaret.
6. lag innhold for å tiltrekke deltakere
Hvor mange som melder seg på webinaret avhenger veldig av hvor god du er på å promotere det. Vi anbefaler å bruke både organisk og betalt distribusjon, iallefall hvis dere ikke har arrangert webinar tidligere. Bruk sosiale medier og e-post i god tid før webinaret, gjerne to uker i forkant.
I innholdet er det viktig å formidle verdien av å delta, sammen med noe design som skaper oppmerksomhet og en tydelig handlingsdriver (CTA). Her har vi god erfaring med å bruke korte videoklipp av de som skal holde webinaret. Da får publikum umiddelbart et bedre inntrykk av hva det er de melder seg på.
Pass også på at du har muligheten til å måle aktivitetene du iverksetter. Du bør kunne spore hvilke trafikkilder og hvilket innhold som har generert påmeldinger til webinaret. Da vil du også kunne evaluere promoteringen mye bedre i etterkant. I tillegg er det svært nyttig innsikt dersom noen av deltakerne på sikt inngår et kundeforhold. Det vil da være mulig å se at dette webinaret og denne kanalen bidro i akkurat det salget.
7. Sett opp automatisk e-postløp
I en travel hverdag er det fort gjort for potensielle deltakere å gå glipp av en annonse på Linkedin eller en e-post i innboksen. Vi anbefaler derfor å sette opp et automatisk e-postløp bestående av to eller tre e-poster med noen dagers mellomrom, som distribueres i ukene før webinaret. Med en gang en deltaker har registrert seg, blir vedkommende tatt ut av det automatiske e-postløpet. Vi bruker Workflows i Hubspot til denne formen for automatisering (marketing automation), mens andre bruker for eksempel Mailchimp.
I tillegg til e-postene som skal overbevise potensielle deltakere til å melde seg på, kan det være lurt å sette opp automatiske e-poster med påminnelse til de som har meldt seg på. Vi anbefaler alltid å sende ut en påminnelse om webinar 1 dag før og 1 time før webinaret starter.
8. sørg for at det tekniske er på plass
Før dere skal gå på lufta, er det en god ide å sørge for at alt teknisk utstyr og innstillinger fungerer som det skal. Hvis dere har planer om å satse på webinar som en del av innholdsstrategien, anbefaler vi å investere i godt utstyr.
God kvalitet på lyd er kjempeviktig . Bruk gjerne noen ekstra kroner på en ekstern mikrofon som fanger opp lyden på en god måte. Vi liker veldig godt podcast-mikrofoner med enkel tilkobling - gjerne USB eller USB-C-inngang. Hvis du tror det blir mye bakgrunnsstøy i rommet, kan det være lurt å ha et popfilter som reduserer andre sjenerende lyder.
Når det kommer til kamera, går det fint an å bruke webkameraet på PC-en din. Det er en OK løsning. Den beste løsningen er et eksternt webkamera (bør være minimum full HD). Vi bruker et webkamera med 4K oppløsning på streaming.
I tillegg til lyd og kamera, er det er viktig med godt lys. Hvis du har mye naturlig lys i rommet der webinaret skal holdes, er dette sannsynligvis tilstrekkelig. Dersom webinaret holdes i et rom der det er litt dårlig lys, eller et rom uten vinduer, vil vi absolutt anbefale å bruke en ekstern lyskilde.
Du har flere gode alternativer til plattformer for streaming av webinar. Plattformene har ulike funksjoner, kvalitet og priser. Både Youtube og Facebook har gode muligheter til å teste ut webinar gratis. Hvis du skal satse litt mer og vil ha tilgang til litt flere verktøy, anbefaler vi å kjøpe lisens hos en av de kjente leverandørene, som Zoom, GoToWebinar eller WebinarGeek. Her er det en stor fordel om plattformen du velger lar seg integrere med CRM-verktøyet ditt.
9. Endelig: Hold webinaret
Etter noen uker med planlegging er det endelig tid for å holde webinaret. Dagen før er det helt innafor å gå gjennom webinaret enten alene eller sammen med en kollega. I tillegg er det alltid greit å kjøre en test av hele oppsettet en times tid før dere skal på lufta, slik at alle er komfortable og trygge på hvordan ting fungerer. Sørg for at plattformen dere bruker til webinaret er klart og at det er satt på opptak av webinaret. Opptaket er veldig greit å ha i etterkant, for utsendelse til de som ikke kunne delta.
Når webinaret starter er det viktigste å bare slappe av og ha det gøy. Fokuser på å kommunisere budskapet tydelig. Til syvende og sist handler det om hva deltakerne sitter igjen med av verdi etter endt webinar, så vær påpasselig med at du formidler nøkkelbudskapene dine godt.
10. sørg for at deltagerne blir fulgt opp
Når webinaret er ferdig, er det fint å følge opp deltakerne med en takk for deltagelsen, på e-post. Legg ved opptaket av webinaret for de som ikke fikk sett alt, eller som har lyst til å se det på nytt. I en slik oppfølging er det også mulig å kjøre en superkort undersøkelse med spørsmål om deltakerne var fornøyde. Still maks tre spørsmål der svarene vil gi deg innsikt i om du trenger å gjøre justeringer til neste gang.
Det er også fullt mulig å tilby opptak av webinaret til de som ikke hadde meldt seg på. Et opptak av webinaret kan leve lenge, som en del av innholdsstrategien. Da anbefaler vi å lage en ny landingsside med skjema, som igjen kan generere nye leads.
Bli best på webinar!
Inkluder webinar som et viktig element i bedriftens innholdsstrategien! Bruk denne guiden og få flere kvalifiserte leads og salg. Når dere har arrangert to-tre webinar, så kommer dere fort inn i det, og det vil snart føles like naturlig som å skrive en bloggartikkel.
Ønsker du å motta råd og tips direkte i din innboksen? Meld deg på nyhetsbrevet vårt, da vel! 🚀
